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Chatbot para empresas: 6 consejos para una atención ágil

Uno de los mayores beneficios de tener un chatbot para empresas es que él acelera la atención en los canales de comunicación y no pierde ninguna oportunidad.

Tener un asistente virtual disponible full-time, o sea, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, ya hará que la atención sea ágil.

Eso porque el usuario no tendrá que esperar el horario de trabajo para quitar sus dudas o resolver sus solicitudes. También no tendrá que esperar en una fila de espera, ya que el chatbot puede establecer varias conversaciones simultáneas.

Pero ¿sabías que es posible tener una atención ágil con un chatbot para empresas? Eso pasa porque las posibilidades de esta solución tecnológica son muy amplias.

Se pueden programar los chatbots para que actúen en diversas tareas que antes eran ejecutadas por colaboradores humanos. Además, pueden ser integrados en diferentes sistemas que multiplican, aún más, sus aplicabilidades.

Teniendo eso en consideración, seleccionamos 6 consejos para que puedas explorar mejor el potencial de un chatbot para empresas y, así, acelerar aún más la atención en los canales de comunicación de tu negocio. ¡Vámonos!

1. Crea flujos basados en las FAQ de tu empresa

Una de las principales aplicabilidades de un chatbot es la atención al cliente. Sin embargo, no sirve de nada tener chatbot en la atención al cliente si él no sabe contestar las principales dudas de los usuarios.

Si eso pasa, en lugar de que el chatbot agilice la atención, él retrasa la dinámica de soporte y ofrece una experiencia terrible al usuario.

Al final, nada es más decepcionante que contactar una empresa e interactuar con un asistente virtual totalmente robotizado y que no es capaz de atender sus solicitudes, ¿no es cierto?

Para evitar ese tipo de situación, un consejo es crear los flujos de conversación de tu chatbot para empresas de acuerdo con tu FAQ. Eso es, las preguntas más frecuentes hechas por tu audiencia.

Así, estarás seguro de que el chatbot podrá sanar las solicitudes más comunes de tus usuarios. Y para no crear un asistente robotizado, el consejo es invertir en tecnologías como Inteligencia Artificial (AI) y Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN). De ese modo, él podrá solucionar diferentes demandas con un diálogo bastante natural.

2. Programa tu chatbot para solucionar demandas financieras comunes

Las solicitudes financieras están entre las más comunes de los usuarios. Tanto que, de acuerdo con una investigación, el 54% de los chatbots desarrollados en 2019 tenían por finalidad la cobranza y otras demandas financieras.

Por lo tanto, para una atención más ágil a tu público con un chatbot para empresas, se recomienda programarlo para solucionar algunas de las demandas financieras de tus usuarios.

Al integrar un chatbot inteligente en el ERP de tu empresa, él podrá ejecutar diferentes tareas financieras. Las posibilidades dependen de las particularidades de tu negocio, pero las más comunes que podemos citar son:

  • Remisión de facturas;
  • Consultas de saldos y extractos;
  • Proveer posición financiera;
  • Emitir títulos;
  • Envío de confirmaciones de pago;
  • Renegociación de fechas de pago.

De esta forma, en lugar de que el chatbot solo realice el triaje de las solicitudes del usuario para transferirlo para encargados humanos del sector financiero, él mismo solucionará la demanda. Eso trae más agilidad para la atención y, por consiguiente, una experiencia más positiva para el usuario.

3. Crea un chatbot capaz de planificar citas

Algunas empresas posibilitan la planificación o reserva de horarios. Algunos ejemplos son los salones de belleza, spas, centros médicos, restaurantes, hoteles y aerolíneas.

Para esas empresas, es posible programar el chatbot para realizar esas reservaciones de modo automático, sin que el usuario tenga que hablar con un encargado humano.

Al integrar un chatbot inteligente en un sistema de reservas, ERP o CRM, él podrá consultar el calendario, y así, hacer la reserva de acuerdo con la disponibilidad de días y horarios.

Además, el chatbot puede ser implementado en diferentes canales, por ejemplo, aplicaciones de mensajería, como WhatsApp, en la página web de la empresa y en las redes sociales. O sea, el usuario puede ser atendido y realizar la reserva a través del canal de comunicación que él elija.

¿Ya has imaginado cómo esa simple acción agiliza la atención a tu público y ahorra el tiempo de trabajo de tu equipo humano? Increíble, ¿verdad?

4. Integra el chatbot en el WhatsApp de tu empresa

Si quieres agilizar la atención al público con un chatbot para empresas, el consejo es integrar el asistente virtual en WhatsApp.

La aplicación ya es parte de la vida de la gente. Por ello, esa es una herramienta importante en las estrategias de comunicación de tu empresa.

Además de la relevancia en la comunicación entre empresa y audiencia, al integrar un chatbot en la aplicación, es posible utilizar la API de WhatsApp, que libera diferentes recursos capaces de agilizar aún más la atención.

Por ejemplo, con WhatsApp API puedes utilizar el número fijo de tu empresa en la app y, con un solo número, establecer diversas conversaciones simultáneas.

Eso es ganar mucho en términos de agilidad y experiencia del usuario, porque el tiempo de respuesta será reducido. Sin mencionar que tu público dispondrá del soporte vía WhatsApp, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

También puedes integrar el chatbot en tu plataforma de automatización de marketing, ERP, CRM o en otros sistemas que ya utilizas en tu empresa y, así, multiplicar aún más las posibilidades de actuación del asistente virtual.

Además, al integrar un chatbot para empresas en WhatsApp y liberar el uso de la API, el perfil de tu organización se convierte en una cuenta oficial y gana una insignia que certifica que aquel perfil corresponde a tu empresa. Eso es genial, pues aumenta la credibilidad del público frente a tu marca.

5. Integra el asistente virtual en un livechat

La integración de un chatbot para empresas en un livechat es un consejo de los más importantes para quien quiere convertir el Servicio de Atención al Cliente en algo más dinámico y rápido.

Livechat es una plataforma de comunicación en tiempo real que permite una mejor interacción con tus clientes.

Si integras el chatbot en WhatsApp y en un livechat, tendrás un verdadero sistema de atención, con un único canal de comunicación.

Es así: cuando un usuario contacta tu empresa vía WhatsApp, del otro lado de la conversación está tu equipo de atención al cliente con diversos encargados, ¿no es cierto?

Con la integración, es posible direccionar eses usuarios para tus encargados disponibles, que disponen de un sistema de atención que ofrece soporte en vivo (livechat).

Con un solo número de WhatsApp, tu empresa puede establecer varias conversaciones con diferentes agentes a la vez. Merece la pena recordar que, cuando el chatbot transfiere el usuario para un encargado humano, él transmite el historial de la conversación, lo que torna la atención más rápida y productiva.

Además, la integración en un livechat también se puede utilizar para agilizar la comunicación interna de tu empresa, o sea, utilizas la misma plataforma de atención para comunicarse con tus colaboradores.

Con un livechat, es posible crear grupos, compartir archivos, hablar en tiempo real, hacer videoconferencias y llamadas de audio con tu equipo.

El uso de solo una plataforma integrando chatbot y colaboradores proporciona una comunicación más ágil y productiva, tornando la atención al cliente más rápida.

6. permite que el chatbot realice el direccionamiento para sectores específicos

Uno de los principales encargos de un chatbot es realizar el primer contacto con el usuario y, así, hacer un triaje de las solicitudes, transfiriendo la atención para el equipo humano siempre que sea necesario.

Un consejo para evitar la pérdida del dinamismo en la atención es programar el chatbot para realizar el direccionamiento de estos usuarios para encargados humanos de sectores específicos.

Ve cómo: si un usuario viene con una demanda financiera que el chatbot no puede solucionar a solas, el ideal es que él direccione la conversación para un encargado del sector financiero.

Direccionar los usuarios para cualquier encargado que, después, lo direccionará para un encargado específico, crea “un paso más” para el cliente, que puede llevar a una experiencia negativa y hasta hacer que él abandone el proceso en la mitad.

Por lo tanto, al trazar una estrategia de comunicación con un chatbot para empresas, acuérdate de permitir redireccionamientos para sectores específicos.

Por fin, merece la pena resaltar que cada negocio tiene sus particularidades, así que ni todos los consejos serán útiles para tu empresa.

Pero lo más importante es comprender que los chatbots son herramientas muy flexibles y que, independientemente de tu área de actuación, podrán tornar la atención al cliente de tu empresa más rápida y tu equipo humano más productivo.

Si el tema te interesó y quieres saber más, lee este artículo Chatbot para empresas: cómo él puede ser útil en la tuya.

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