O uso do chatbot em instituições de ensino, especialmente no WhatsApp, tem ganhado cada vez mais espaço.
Um assistente virtual na educação pode facilitar muito a comunicação com alunos e pais e ainda otimizar processos internos.
Neste artigo, vamos explicar quais aplicações um chatbot pode ter no segmento da educação e como instituições de ensino podem se beneficiar com um assistente virtual em seu WhatsApp de atendimento. Confira!
Por que usar um chatbot no WhatsApp de instituições de ensino?
A comunicação entre escolas e universidades com pais e alunos é fundamental para o bom andamento e desenvolvimento do ano letivo.
Para agilizar essa comunicação, soluções tecnológicas têm sido adotadas por instituições de ensino a fim de tornar processos mais dinâmicos, proporcionando um atendimento melhor e mais rápido e, assim, obtendo maior engajamento com os alunos.
E nunca o uso da tecnologia foi tão necessário na educação. Com a pandemia do Covid-19 e o isolamento social, aulas presenciais foram suspensas por tempo indeterminado e as instituições de ensino tem enfrentado o desafio de, não só oferecer aulas online, como disponibilizar conteúdos, enviar informativos e materiais e resolver solicitações de alunos remotamente.
É aí que o chatbot entra! Com um assistente virtual implantado no WhatsApp de atendimento da instituição de ensino é possível automatizar diversas destas tarefas de forma simples e melhorar muito a experiência do usuário que buscar contato.
E por que no WhatsApp? Simples! De acordo com esta pesquisa realizada pela Mobile Time, o mensageiro está em 99% dos smartphones dos brasileiros e 93% deles afirmam abrir o aplicativo todos os dias. Em outras palavras, o chatbot atuará no canal em que o seu público está presente, facilitando a comunicação.
A seguir, vamos ver as principais aplicações de um chatbot em escolas, universidades e outras instituições de ensino.
Aplicações de um chatbot em instituições de ensino
As instituições de ensino podem adotar um chatbot para diferentes finalidades.
Tudo depende das solicitações de atendimento que o perfil do local demanda, pois assistentes virtuais podem melhorar a estratégia de comunicação de escolas, cursinhos, universidades ou outros empreendimentos voltados à educação.
Veja a seguir algumas das principais aplicações de um chatbot no WhatsApp de instituições de ensino.
Atendimento com chatbot no WhatsApp
Um chatbot vinculado ao Whatsapp da instituição de ensino pode tornar o atendimento mais ágil e prático.
Durante o ano letivo, escolas, cursinhos e faculdades recebem diferentes tipos de solicitações, como informações e inscrições relacionadas à vestibular, matrícula, renovação, colação de grau, formatura e outras dúvidas frequentes.
Um assistente virtual torna o atendimento disponível 24 horas por dia, 7 dias da semana. E com o uso da Inteligência Artificial (IA), ele pode resolver a maior parte destas solicitações, deixando as equipes de atendimento e secretaria livres para resolver questões mais complexas.
Neste contexto, veja como um chatbot no WhatsApp pode atuar:
- Responder dúvidas frequentes de pais e alunos, referentes a documentos, prazos, taxas, etc;
- Fornecer informações sobre vestibular, reduzindo o tempo de resposta e melhorando a satisfação dos candidatos;
- Realizar processos de inscrição e matrícula;
- Prestar atendimento acadêmico, auxiliando em processos como montagem de grade curricular, cadastro em bibliotecas e sistemas, funcionamento de bolsas, validação de TCC, entre outros, reduzindo a burocracia.
Demandas financeiras para alunos
Uma vantagem de ter um chatbot no WhatsApp de instituições de ensino é que ele pode ser integrado com outros softwares, como CRM’s e ERP’s.
Com acesso a dados destes sistemas, é possível que chatbots atendam também solicitações financeiras.
É possível enviar a mensalidade automaticamente para pais e alunos, assim como atender a solicitações de 2ª via de boleto ou auxiliar os usuários a realizar renegociação de valores.
Isso reduz não só a sobrecarga de trabalho do departamento financeiro da instituição, como também da equipe de atendimento.
Disponibilidade de conteúdo das aulas
Seja no caso de escolas de ensino tradicional ou à distância, às vezes existe a necessidade de disponibilizar o conteúdo das aulas online.
Um chatbot pode ser acionado sempre que um novo material é disponibilizado no portal da escola ou universidade e assim, enviar este conteúdo ao aluno via WhatsApp.
Isso torna o acesso ao material mais efetivo do que quando enviado por outras vias, como o e-mail, por exemplo.
E como dissemos anteriormente, com o avanço do Covid-19 e as aulas presenciais suspensas por tempo indeterminado, esse compartilhamento de conteúdo de forma prática e rápida se torna essencial.
Por exemplo, um professor pode carregar a base de um chatbot com conteúdos complementares das suas aulas, assim, os alunos podem obter as respostas que procuram com maior agilidade e sem sobrecarregar o professor ou os seus assistentes.
Envio de informes para alunos
Outra vantagem de um chatbot no WhatsApp é que ele também pode ser usado para enviar informes e materiais para os usuários.
É comum ter que enviar informes de eventos, prazos, instruções e outros durante o ano letivo e com um assistente virtual é possível automatizar o envio, tornando a comunicação com seu público mais ágil.
Também é possível enviar informações relacionadas à evolução e acompanhamento do desempenho do estudante, aumentando o engajamento deste com a instituição.
Facilita a comunicação interna
Um chatbot pode ser utilizado para otimizar não apenas a comunicação com o público, mas também entre professores, assistentes e outros colaboradores.
Basta integrar o chatbot com um livechat – sistema de atendimento com suporte ao vivo – para que a equipe interna também possa usufruir da tecnologia.
Com a integração, é possível que os colaboradores da instituição de ensino criem canais, compartilhem documentos e arquivos, conversem em tempo real e façam videoconferências e chamadas de áudio.
Vantagens de um chatbot no WhatsApp de instituições de ensino
Como você pode ver, são muitas as aplicações de um assistente virtual na área da educação.
Agora, veja algumas vantagens de contar com esta tecnologia em estratégias de comunicação de escolas e universidades:
- Atendimento 24 horas por dia, 7 dias da semana;
- Resolução de solicitações, muitas vezes, sem necessitar de interferência humana;
- Diminuição da espera por atendimento e do tempo de resposta para solicitações;
- Melhora na experiência do usuário;
- Aumento da satisfação geral do público;
- Mais engajamento com os estudantes;
- Redução da sobrecarga nas equipes de atendimento e secretaria, que trabalha mais motivada;
- Comunicação mais ágil e eficiente, de forma automatizada;
- Otimização da comunicação interna;
- Diversos atendimentos simultâneos com um único número de WhatsApp;
- Possibilidade de integração com diferentes sistemas.
Por fim, assim como empresas de outros segmentos, instituições de ensino também podem se beneficiar com um chatbot no WhatsApp.
Assistentes virtuais podem ser personalizados de acordo com as necessidades e particularidades da instituição, aumentando o engajamento entre estudantes e professores. Além disso, o WhatsApp tem criado recursos para empresas em sua API, o que o torna um excelente canal de interação profissional com o público.
Seja na educação, na saúde, no varejo ou em qualquer outro setor, o uso de um chatbot alinhado com o WhatsApp é uma solução inovadora para elevar a qualidade da comunicação com a sua audiência.
Ficou interessado e quer saber mais? Veja o que é a API do WhatsApp e como ter uma conta oficial!
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