Com o recente crescimento do uso de chatbots no Marketing Educacional e na automatização e gestão de alunos, vários processos e etapas na jornada do estudante agora podem ser automatizados. Uma das etapas mais importantes para a instituição de ensino, é a matrícula.
Utilizando um chatbot na matrícula, é possível automatizar o processo e trazer mais eficiência, escalabilidade e agilidade no atendimento de qualquer instituição.
Ficou curioso? Nesse artigo vamos trazer tudo sobre chatbots na matrícula e seu funcionamento. Além disso, aqui você saberá como começar a utilizar agora mesmo. Leia tudo até o fim!
Matrícula online x Matrícula com chatbot
Sabemos que o conceito de matrícula online, principalmente através de formulários, já não é novidade para ninguém.
Várias instituições espalhadas pelo mundo já fornecem de forma segura algum método de captação de pré-matrícula ou matrícula online.
O que é importante entender nesse momento, é: por que a matrícula feita através de um chatbot é melhor que as que encontramos hoje em dia com os formulários?
Nos tópicos a seguir, você vai entender as diferenças e a real vantagem de utilizar chatbot na matrícula.
Matrícula via formulário
O formulário contém campos personalizados e o principal objetivo é ser preenchido com os dados pessoais necessários para a realização da matrícula do aluno.
São ferramentas úteis e fáceis de utilizar. Contudo, em processos mais complexos, como na hora de se matricular para realizar um curso superior, eles se tornam limitados.
Não só por não ser capaz de oferecer assistência para dúvidas e particularidades que normalmente aparecem durante o processo de inscrição de matrícula. Mas também por outros moltivos como:
- desistências no meio do caminho
- elevado tempo de resposta para o usuário
- incapacidade de analisar métricas importantes durante o preenchimento
Muitas dessas limitações acabam sendo facilmente resolvidas quando um chatbot é adotado no lugar do formulário tradicional.
Chatbot na matrícula
O processo de automatização de matrícula muda totalmente quando usamos um chatbot. Diferente dos formulários, os bots podem servir para múltiplos propósitos.
No processo de matrícula, o chatbot é capaz de analisar, qualificar, quantificar e até mesmo adaptar a experiência do usuário em tempo real enquanto mais dados são inseridos.
Além disso, existem vários benefícios no uso de chatbots, como:
- melhoria na qualidade e disponibilidade do atendimento
- agilidade no proceso
- redução de custos
- aumento nas taxas de engajamento, critério muito importante para a conversão de matrículas.
Com um chatbot, um aluno que deixa para finalizar seu cadastro mais tarde, não se torna uma oportunidade perdida.
Como os bots são ferramentas multicanal, você pode arquitetar fluxos e ações para engajar alunos que pararam a efetivação da matrícula no meio do caminho.
Consequentemente, tudo isso pode ser feito por um canal diferente de onde ele começou o processo, com a garantia de que o tratamento continuará o mesmo.
Além disso, outras questões problemáticas para formulários, como acompanhar e mensurar certas métricas, também são resolvidas. Isso porque, durante a criação do seu chatbot, você pode avaliar e definir métricas e variáveis que podem ser facilmente acompanhadas para melhorias futuras.
Como adaptar a matrícula da minha instituição para um chatbot
Agora que você já sabe sobre o uso de chatbot na matrícula e suas vantagens contra o método de matrícula convencional, podemos partir para a próxima questão: como adaptar meu processo para funcionar com um chatbot?
Transformando processos em fluxos
Chatbots funcionam através de fluxos de conversação que precisam ser construídos da melhor forma para se adaptar a seus processos.
O primeiro passo ao adaptar o processo de matrícula na sua instituição para um chatbot é conseguir entender como as etapas do processo se adaptam em fluxos de conversas. Ou seja, como cada passo na hora da matrícula vai ser feito pelo chatbot, e não por um funcionário responsável ou por um formulário online.
Esse processo envolve os dados que precisam ser captados pelo chatbot. Da mesma forma, o chatbot pode ajudar na geração do boleto para pagamento e efetivação da matrícula, ou até mesmo para a sinalização e envio de comunicados toda vez que uma nova matrícula é efetuada.
Contudo, entender a jornada que seu aluno tem que percorrer, planejar as ações, dar as respostas de forma correta, e validar as etapas do processo com os setores envolvidos na sua instituição, são ações indispensáveis para um planejamento bem sucedido.
Por fim, você vai possuir um planejamento para automação do processo de matrícula bem consolidado, de fácil entendimento e manutenção, e que trará resultados rápidos logo após sua execução.
Qual ferramenta de chatbot escolher
E claro, ao falar de execução, não podemos deixar de lado a questão sobre qual plataforma utilizar.
Para escolher a plataforma que mais se adequa à sua instituição, entenda quais outras ferramentas (CRM, ERP e outros softwares importantes para o gerenciamento de alunos) são utilizadas e quais precisam interagir diretamente com o seu chatbot para que tudo funcione da melhor maneira possível.
Com isso, veja a plataforma compatível com esses softwares e comece a construir os seus novos fluxos de automação por lá.
A Plataforma Weni possui uma grande variedade de integrações, com diversos softwares utilizados no universo educacional, além de possuir uma interface fácil e acessível para a criação de fluxos. Que tal criar uma conta gratuita e acessar a plataforma agora?
Conclusão
Além de inovar com matrículas via chatbot, sua instituição pode crescer muito utilizando tudo que a Plataforma Weni é capaz de oferecer.
Planeje sua matrícula, crie perfis para diferentes alunos, viabilize pagamentos, e gerencie os dados de seus novos alunos, tudo de um só lugar.
Ficou interessado? Converse conosco! Nosso time de especialistas está preparado para te ajudar a tomar o próximo passo na transformação da sua instituição de ensino.
