A automação educacional não é mais algo futurista para as instituições. Essa é uma realidade que já traz benefícios e recursos inteligentes para os processos diários — tanto relacionados aos alunos quanto às tarefas internas da empresa.
Ou seja, na área da educação, a automação por meio da Inteligência Artificial otimiza desde a captação de alunos até processos financeiros e de marketing.
Esse auxílio vai além da facilidade para os colaboradores e aumento de desempenho. É uma forma de revolucionar o atendimento e a maneira como os alunos experienciam o contato com a organização de ensino.
Neste artigo, saiba como digitalizar, automatizar e tornar os processos instantâneos, assim otimizando e personalizando as atividades da instituição.
Logo, veja de que forma usar ferramentas de automação educacional que reduzem custos e permitem à instituição gerenciar melhor os setores. Continue lendo e confira!
Benefícios da automação educacional
As vantagens da automação na educação geram, principalmente, a maior qualidade de processos operacionais em menor tempo.
Assim, o uso da tecnologia moderniza a instituição enquanto diminui a interferência humana e facilita a interação com todo o público. Com isso, você também tem acesso a dados e informações para nortear as estratégias da sua IES.
As soluções de atendimento na educação, por exemplo, são utilizadas para automatizar o contato com alunos e potenciais alunos. Isso é feito por meio de fluxos predeterminados que otimizam essa relação com a equipe docente, traçando objetivos claros.
As tarefas realizadas de modo automático deixam o colaborador livre para fazer outras atividades analíticas e agiliza o contato com estudantes. Além de reduzir custos usando ferramentas digitais, as quais aumentam a eficiência e antecipam soluções.
Os resultados são:
- maior satisfação dos alunos;
- melhor produtividade da equipe;
- uso da tecnologia para oferecer serviços mais qualificados;
- potencial de aumento da captação de alunos;
- redução da inadimplência dos alunos.
Como automatizar processos na instituição de ensino?
Veja que a automação educacional deve estar presente na cultura da IES. Abaixo, identificamos como traçar estratégias inserindo ferramentas da tecnologia no atendimento, outras tarefas diárias e em processos financeiros.
Outro fator é aperfeiçoar a comunicação da instituição com o auxílio de softwares. Nesse sentido, os chatbots de atendimento tornam a troca de mensagens mais eficiente e rápida, sem que o aluno precise esperar um atendente.
Isso serve para dúvidas mais simples e frequentes até informações mais específicas — dependendo de como os fluxos da ferramenta são programados.
Com os bots, você ainda integra setores, de modo a entender e suprir as necessidades dos alunos e dos departamentos da IES.
Atendimento
Automatizar o atendimento educacional é eliminar processos manuais, demorados e que demandam muito tempo da sua equipe. Além, é claro, de eliminar e reduzir custos e escalar o seu setor de contato com o aluno.
Para isso, use a inteligência artificial para atualizar seus sistemas e implementar a automação no contato com o público.
Os alunos são imediatistas e precisam de agilidade no fluxo de atendimento. Por isso, a solução tecnológica chatbot aumenta a eficiência do setor.
Como um chatbot funciona? Ele é um assistente virtual que responde instantaneamente ao usuário, presente 24 horas para a comunicação fluida entre instituição e estudante.
Transforme a experiência do usuário com essa abordagem tecnológica que aumenta o nível do atendimento, respondendo com rapidez e coletando informações para a base de dados de cada aluno, personalizando o suporte.
Ou seja, as dúvidas frequentes são respondidas usando a inteligência artificial na automação educacional e o fluxo de atendimento é escalável com bots capazes de agilizar as respostas de diversas pessoas ao mesmo tempo.
Matrículas e rematrículas
Otimize também o processo de matrículas e rematrículas da sua instituição criando fluxos automáticos. Com isso, não é necessário ter uma equipe de prontidão para realizar tarefas simples como essas.
O resultado é o aumento da eficiência, já que as etapas de matrícula e rematrícula podem ser enviadas por um bot, de forma simples, explicativa e rápida.
Essa é uma solução presente em sistemas ERPs integrados à plataformas completas que tornam essa atividade prática, tanto para o aluno quanto para a organização de ensino.
Ainda diminui custos relacionados à matrícula presencial e descomplica o processo de forma online.
Cobranças de alunos
Automatize as cobranças por meio da tecnologia.
A gestão educacional precisa de recursos que facilitem a resolução de problemas como alunos inadimplentes. Muitas vezes, os débitos dos alunos podem ser resolvidos por meio da automação.
Estar preparado para deixar esse processo incômodo mais ágil é saber lidar com essa situação e, assim, reduzir a inadimplência.
Envie cobranças e lembretes de pagamento de forma automatizada, melhorando o relacionamento, aumentando oportunidades de conciliação e até mesmo evitando esquecimentos.
Esse é um recurso mais confortável e eficiente do que ligações telefônicas. A automação de cobranças por meio da Inteligência Artificial ainda aumenta a produtividade do setor financeiro, que pode focar em outras tarefas menos repetitivas e mais personalizadas.
Além da tecnologia estar presente 24 horas para disparar mensagens e fazer negociações com diálogos pré programados e simplificados no atendimento ao usuário.
Envio de avisos e mensagens em geral
Da mesma forma, a automação educacional facilita a rotina do trabalho em secretarias nas instituições de ensino quando usa um software para se comunicar com seus alunos.
Otimize tarefas como enviar mensagens de avisos urgentes e deixar conteúdos mais acessíveis por WhatsApp utilizando um assistente inteligente.
Ou seja, conte com ferramentas para manter uma comunicação fluida e eficiente para todos os alunos, disparando informações e interagindo de maneira clara com toda a base instantaneamente.
Essas mensagens educativas precisam chegar objetivamente para o público.
Pesquisas internas e externas
Facilite e automatize também as pesquisas coletando dados 24 horas com as ferramentas tecnológicas.
Assim, conduza e monitore as respostas de forma eficaz, enviando as perguntas por canais que o público já está acostumado a utilizar em tempo real.
Mapeie com facilidade e potencialize o engajamento dos alunos realizando as pesquisas internas e externas por WhatsApp, Telegram, redes sociais e e-mail, mantendo-as assertivas com a automação.
Desse modo, aumente o número de respostas intuitivas e tome decisões mais estratégicas na organização baseado nesses resultados.
Os dados coletados podem nortear novas estatísticas e melhorar a gestão, tudo isso com o auxílio de uma boa plataforma capaz de interagir e mensurar métricas de cada usuário.
Monte um dashboard assertivo sobre as questões mais importantes para a instituição.
Automatize seus canais de comunicação
A automação educacional facilita a interação com seus alunos enquanto coleta informações importantes, resolve problemas pontuais da instituição e personaliza o contato com ferramentas inteligentes.
Transforme os processos operacionais com tecnologia e digitalize diversos setores da organização, trazendo praticidade e impactando positivamente os alunos.
Você viu que há várias soluções possíveis voltadas para diferentes demandas, agora entenda também como o uso da inteligência artificial na educação pode ser aplicado com chatbot.
Leia este artigo completo sobre o tema e revolucione o modo de fazer contato com seus alunos por meio da automação educacional!
