10 dicas para ter sucesso no atendimento via WhatsApp

Visto que o WhatsApp cresceu em grande escala e é muito utilizado, inclusive na versão business, adotar estratégias para ter um atendimento de sucesso pelo aplicativo é imprescindível.

Preparamos este artigo para te ajudar a entender como facilitar o contato entre empresas e seus clientes ao integrar esse app a uma ferramenta inteligente, que agiliza a comunicação. Escolha mais este canal para solucionar problemas dos clientes e responder dúvidas.

Além disso, separamos 10 dicas que todos os negócios deveriam seguir para alcançar resultados campeões com o suporte. Leia até o final e descubra como o atendimento via WhatsApp melhora o desempenho do setor e alcança o sucesso na comunicação com o cliente.

Por que a sua empresa deve ter atendimento via WhatsApp?

Para começar, o WhatsApp está instalado em 99% dos smartphones brasileiros, segundo pesquisa realizada pela Mobile Time em parceria com a Opinion Box. Destas, 76% já se comunicam com marcas através do aplicativo.

Tamanha popularidade torna o WhatsApp Business uma ferramenta de trabalho fundamental para a área de atendimento. 

As vantagens de integrar esse aplicativo à rotina da empresa são diversas, como organizar o relacionamento com os consumidores, agilizar o envio de respostas e, assim, aumentar a satisfação dos usuários.

A empresa que não evolui sua presença nos canais de comunicação e, principalmente, nesses aplicativos altamente utilizados e em crescimento, corre grandes riscos de ser ultrapassada por outras marcas.

Ou seja, os negócios atentos às mudanças de comportamento dos usuários incorporam ferramentas e plataformas que ajudam nessa evolução e engajam mais com seu público.

10 dicas para ter sucesso no atendimento via WhatsApp

Dicas de sucesso no atendimento por WhatsApp. Imagem: Pexels.

Atender os clientes com agilidade é promover rapidez ao dia a dia do consumidor. O atendimento via WhatsApp tem essa característica por ser — como o nome já diz — um aplicativo de mensagens instantâneas.

É válido ressaltar que as funcionalidades do WhatsApp integrado a uma plataforma de automação também aumentam a satisfação do consumidor. Veremos adiante como escolher a melhor ferramenta para automatizar as respostas com sucesso.

Entenda como ter vantagens com o uso do mensageiro na sua empresa proporcionando tudo o que o cliente espera de um setor de SAC e até mesmo superando expectativas.

1 – Utilize uma plataforma de chatbot

Use uma plataforma de chatbot inteligente para enviar mensagens automáticas.

Esse recurso de automação no atendimento é bem funcional e pode ser utilizado por empresas que baixaram o WhatsApp Business e possuem a API do aplicativo.

O chatbot é um assistente virtual que funciona na sua melhor capacidade quando tem inteligência artificial e é construído de acordo com as necessidades da empresa.

Tenha essa grande vantagem programando respostas enviadas instantaneamente ao usuário baseadas em dúvidas comuns. Caso seja necessário, ele será direciono a um atendente que trata de assuntos específicos.

É dessa maneira que o bot melhora a experiência do usuário e automatiza processos repetitivos, antes feitos pela equipe de atendimento.

2 – Personalize a comunicação

Entre em contato com o seu cliente utilizando uma linguagem que esteja de acordo com o perfil dele.

Isso porque o cliente atual é exigente e, se a sua empresa escolhe uma ferramenta de mensagens como o WhatsApp para trocar informações, deve saber como se comunicar de um jeito informal e humanizado.

O cliente espera mensagens da marca com o atendimento via WhatsApp que sejam um diálogo exclusivo e amigável. O contato personalizado estabelece pessoalidade com o usuário, muito importante para estreitar a relação entre empresa e cliente. 

Para alcançar esse equilíbrio, é preciso entender seus consumidores e orientar as mensagens da melhor forma. Estude a persona do seu negócio para ter respostas que façam sentido com o estilo de usuários da marca.

3 – Mantenha a voz da marca

O tom da marca é a chave do sucesso para manter uma boa conversa com os clientes.

Se a empresa tem um perfil informal e acessível, continue trocando mensagens de acordo com as campanhas e comunicação fora do WhatsApp.

Aproveite que as respostas são enviadas no mesmo ambiente onde o cliente conversa com amigos e fale num tom informal, sem esquecer de como a empresa costuma se comunicar em outros canais.

As empresas ganham a confiança do consumidor quando agem de forma natural no WhatsApp e não deixam a comunicação tão formal ao interagir com eles. Aposte sempre na unificação da voz da marca e deixe as mensagens fluírem. 

4 – Só finalize o atendimento após a resolução

Configure as respostas no WhatsApp para realizar todos os procedimentos possíveis de forma automática, assim o cliente nunca fica sem uma solução ou com a sensação de que foi ignorado pela empresa. 

Mesmo que ele receba uma mensagem de ausência momentânea, os dados do usuário ficam salvos para retorno posterior

Quando esse retorno é dado, o problema já está devidamente identificado e o atendente responsável sabendo sobre as últimas interações desse cliente com a empresa e tendo uma resposta compatível ao seu questionamento.

Ou seja, se preocupe em sempre resolver o problema ou mostrar um interesse real em solucioná-lo, conhecendo as necessidades do usuário. Estabeleça a automatização dos diálogos do jeito que as pessoas esperam.

Uma boa plataforma de chatbots ajuda a resolver problemas ao cruzar o banco de dados de sua empresa e dar ao atendente acesso ao histórico desse cliente.

5 – Responda instantaneamente

Como dissemos, as respostas instantâneas contribuem para uma comunicação ágil no atendimento via WhatsApp.

O foco é garantir a resolução rápida de dúvidas, mesmo que o usuário seja redirecionado para atendentes após ter seu caso tratado de forma automatizada.

A integração do WhatsApp com outros canais também facilita chegar a soluções imediatas. 

Nesse sentido, o atendimento multicanal e omnichannel cria comodidade para o cliente com a comunicação digital entre o mensageiro e redes sociais, ou demais aplicativos utilizados diariamente por ele. 

Essa troca de informações entre canais agiliza as respostas ao usuário.

6 – Treine a equipe

Uma equipe de atendimento treinada vai gerir da melhor forma o contato dos clientes e gerar bons resultados.

O grupo de colaboradores responsável pelo atendimento precisa saber detalhadamente como utilizar os recursos do WhatsApp, seja no celular ou computador, para conseguir operar a ferramenta com sabedoria.

O treinamento comercial do atendente também é essencial para prestar um serviço de excelência. Ter conhecimento sobre a empresa e seu produto, empatia com o consumidor e dominar a linguagem da marca são características imprescindíveis aos responsáveis por essa ferramenta tão importante. 

Alinhe a comunicação com os integrantes da equipe. Se possível, tenha um manual de conduta para o sucesso do atendimento na empresa.

7 – Acompanhe relatórios

Analise e monitore as métricas do atendimento via WhatsApp, assim como os relatórios de conversas.

Por exemplo, integrando o aplicativo a uma plataforma de comunicação completa, é possível medir o desempenho da equipe nos suportes dados aos clientes, já que um sistema desse tipo permite a extração de relatórios importantes.

Acompanhar essas informações também ajuda a montar as estratégias adequadas e ter mais controle. Integre recursos interessantes ao WhatsApp com ferramentas que controlam o andamento de solicitações de forma detalhada, a partir de um sistema.

Ter informações ao alcance das mãos facilita o gerenciamento dos atendimentos e a mensurar erros e acertos. Além de possibilitar insights para melhorar os resultados.

8 – Tenha um banco de dados com informações dos usuários

Uma base com os dados pessoais dos clientes e o histórico de contatos dos consumidores, centralizando informações, é fundamental para um bom atendimento.

A evolução de boas estratégias depende do acesso a informações de seus clientes. Conheça o perfil das pessoas que entram em contato com a empresa, personalize a linguagem e extraia insights relevantes das conversas realizadas.

Ou seja, no WhatsApp também é importante reunir as informações do usuário e tirar conclusões para tomadas de decisões, inclusive no setor de atendimento.

Esses registros sinalizam as preferências dos consumidores, organizam quais são os seus comportamentos e alimentam as futuras ações da empresa. 

Todo esse conhecimento facilita promover um atendimento personalizado e eleva o nível da comunicação.

9 – Explore os recursos do WhatsApp

O WhatsApp Business é uma ferramenta multimídia que auxilia as empresas oferecendo diferentes recursos.

Utilize e explore as facilidades do aplicativo a fim de gerar a melhor experiência para o seu cliente. Por exemplo, você pode dividir os usuários por tags e se comunicar com eles com imagens e gifs, se isso for compatível com a linguagem da marca, é claro.

Também é possível fazer um catálogo de seus produtos no perfil comercial do WhatsApp, tornando a apresentação mais visual. Além de inserir informações como o horário de atendimento.

Outro ponto importante é ter um número fixo comercial para os atendimentos na versão Business, transmitindo segurança e profissionalismo para o cliente. Assim, esse usuário sempre saberá que está se comunicando com a empresa por um telefone exclusivo da marca.

10 – Utilize um provedor oficial 

É preciso ter um provedor oficial do WhatsApp para obter a sua API e conta comercial verificada pela empresa. 

Entre em contato com uma plataforma que fornece a versão oficial do aplicativo para emitir essa verificação ao seu negócio.

Esse é o caminho para obter a autorização de uso da API do mensageiro e garantir a segurança dos dados trocados entre a empresa e seus clientes.

Após ser aprovado, seu negócio terá acesso a todas as funcionalidades e integrações do aplicativo. 

A Weni é provedora oficial do WhatsApp Business API. Conte com nossa plataforma completa para te auxiliar nas configurações de um assistente virtual inteligente para seu WhatsApp.

Como escolher a melhor ferramenta para ajudar o atendimento via WhatsApp da sua empresa

Revolucione a comunicação da sua empresa com o atendimento digital completo da Plataforma Weni.

A solução ideal para o WhatsApp Business é uma ferramenta com inteligência artificial que consegue automatizar os canais de contato integrando-os ao chatbot.

Nossa plataforma conta com um sistema poderoso que possibilita desfrutar de todos os recursos do aplicativo, integrando-o com bancos de dados como CRMs e ERPs.

Ofereça um suporte mais estratégico e exclusivo construindo fluxos de automações para as conversas que deixam a troca pelo WhatsApp humanizada e, ao mesmo tempo, instantânea.

Escolha a ferramenta adequada para te ajudar a desenvolver um relacionamento duradouro com os seus clientes através de um mensageiro popular e utilizado diariamente.

Conclusão

O atendimento via WhatsApp oferece recursos para potencializar a comunicação e aproximar os clientes da empresa.

Utilize esse aplicativo para ter sucesso na troca de mensagens e gerar uma experiência satisfatória online.

Ao escolher uma plataforma com potente inteligência artificial, você poderá engajar o seu público oferecendo rapidez, eficiência e praticidade.
Entre em contato conosco para saber como implementar um sistema inteligente de comunicação.

Posts relacionados

Deixe um comentário

Privacy Preferences
When you visit our website, it may store information through your browser from specific services, usually in form of cookies. Here you can change your privacy preferences. Please note that blocking some types of cookies may impact your experience on our website and the services we offer.