Automação Educacional: como aplicar na sua instituição de ensino

Camila Morais

|

23 de março de 2022
7 min. de leitura
Conteúdo
Avatar
Camila Morais

|

23 de março de 2022
7 min. de leitura
Automação Educacional: como aplicar na sua instituição de ensino

A automação educacional não é mais algo futurista para as instituições. Essa é uma realidade que já traz benefícios e recursos inteligentes para os processos diários — tanto relacionados aos alunos quanto às tarefas internas da empresa. 

Ou seja, na área da educação, a automação por meio da Inteligência Artificial otimiza desde a captação de alunos até processos financeiros e de marketing. 

Esse auxílio vai além da facilidade para os colaboradores e aumento de desempenho. É uma forma de revolucionar o atendimento e a maneira como os alunos experienciam o contato com a organização de ensino.

Neste artigo, saiba como digitalizar, automatizar e tornar os processos instantâneos, assim otimizando e personalizando as atividades da instituição.

Logo, veja de que forma usar ferramentas de automação educacional que reduzem custos e permitem à instituição gerenciar melhor os setores. Continue lendo e confira!

Benefícios da automação educacional

As vantagens da automação na educação geram, principalmente, a maior qualidade de processos operacionais em menor tempo. 

Assim, o uso da tecnologia moderniza a instituição enquanto diminui a interferência humana e facilita a interação com todo o público. Com isso, você também tem acesso a dados e informações para nortear as estratégias da sua IES. 

As soluções de atendimento na educação, por exemplo, são utilizadas para automatizar o contato com alunos e potenciais alunos. Isso é feito por meio de fluxos predeterminados que otimizam essa relação com a equipe docente, traçando objetivos claros.

As tarefas realizadas de modo automático deixam o colaborador livre para fazer outras atividades analíticas e agiliza o contato com estudantes. Além de reduzir custos usando ferramentas digitais, as quais aumentam a eficiência e antecipam soluções.

Os resultados são:

  • maior satisfação dos alunos;
  • melhor produtividade da equipe;
  • uso da tecnologia para oferecer serviços mais qualificados;
  • potencial de aumento da captação de alunos;
  • redução da inadimplência dos alunos. 

Como automatizar processos na instituição de ensino?

Veja que a automação educacional deve estar presente na cultura da IES. Abaixo, identificamos como traçar estratégias inserindo ferramentas da tecnologia no atendimento, outras tarefas diárias e em processos financeiros.

Outro fator é aperfeiçoar a comunicação da instituição com o auxílio de softwares. Nesse sentido, os chatbots de atendimento tornam a troca de mensagens mais eficiente e rápida, sem que o aluno precise esperar um atendente.

Isso serve para dúvidas mais simples e frequentes até informações mais específicas — dependendo de como os fluxos da ferramenta são programados. 

Com os bots, você ainda integra setores, de modo a entender e suprir as necessidades dos alunos e dos departamentos da IES. 

Atendimento

Automatizar o atendimento educacional é eliminar processos manuais, demorados e que demandam muito tempo da sua equipe. Além, é claro, de eliminar e reduzir custos e escalar o seu setor de contato com o aluno. 

Para isso, use a inteligência artificial para atualizar seus sistemas e implementar a automação no contato com o público.

Os alunos são imediatistas e precisam de agilidade no fluxo de atendimento. Por isso, a solução tecnológica chatbot aumenta a eficiência do setor.

Como um chatbot funciona? Ele é um assistente virtual que responde instantaneamente ao usuário, presente 24 horas para a comunicação fluida entre instituição e estudante.

Transforme a experiência do usuário com essa abordagem tecnológica que aumenta o nível do atendimento, respondendo com rapidez e coletando informações para a base de dados de cada aluno, personalizando o suporte.

Ou seja, as dúvidas frequentes são respondidas usando a inteligência artificial na automação educacional e o fluxo de atendimento é escalável com bots capazes de agilizar as respostas de diversas pessoas ao mesmo tempo.

Matrículas e rematrículas

Otimize também o processo de matrículas e rematrículas da sua instituição criando fluxos automáticos. Com isso, não é necessário ter uma  equipe de prontidão para realizar tarefas simples como essas.

O resultado é o aumento da eficiência, já que as etapas de matrícula e rematrícula podem ser enviadas por um bot, de forma simples, explicativa e rápida. 

Essa é uma solução presente em sistemas ERPs integrados à plataformas completas que tornam essa atividade prática, tanto para o aluno quanto para a organização de ensino.

Ainda diminui custos relacionados à matrícula presencial e descomplica o processo de forma online.

Cobranças de alunos

Automatize as cobranças por meio da tecnologia.

A gestão educacional precisa de recursos que facilitem a resolução de problemas como alunos inadimplentes. Muitas vezes, os débitos dos alunos podem ser resolvidos por meio da automação. 

Estar preparado para deixar esse processo incômodo mais ágil é saber lidar com essa situação e, assim, reduzir a inadimplência.

Envie cobranças e lembretes de pagamento de forma automatizada, melhorando o relacionamento, aumentando oportunidades de conciliação e até mesmo evitando esquecimentos.

Esse é um recurso mais confortável e eficiente do que ligações telefônicas. A automação de cobranças por meio da Inteligência Artificial ainda aumenta a produtividade do setor financeiro, que pode focar em outras tarefas menos repetitivas e mais personalizadas.

Além da tecnologia estar presente 24 horas para disparar mensagens e fazer negociações com diálogos pré programados e simplificados no atendimento ao usuário.

Envio de avisos e mensagens em geral

Da mesma forma, a automação educacional facilita a rotina do trabalho em secretarias nas instituições de ensino quando usa um software para se comunicar com seus alunos.

Otimize tarefas como enviar mensagens de avisos urgentes e deixar conteúdos mais acessíveis por WhatsApp utilizando um assistente inteligente.

Ou seja, conte com ferramentas para manter uma comunicação fluida e eficiente para todos os alunos, disparando informações e interagindo de maneira clara com toda a base instantaneamente.

Essas mensagens educativas precisam chegar objetivamente para o público.

Pesquisas internas e externas

Facilite e automatize também as pesquisas coletando dados 24 horas com as ferramentas tecnológicas.

Assim, conduza e monitore as respostas de forma eficaz, enviando as perguntas por canais que o público já está acostumado a utilizar em tempo real.

Mapeie com facilidade e potencialize o engajamento dos alunos realizando as pesquisas internas e externas por WhatsApp, Telegram, redes sociais e e-mail, mantendo-as assertivas com a automação.

Desse modo, aumente o número de respostas intuitivas e tome decisões mais estratégicas na organização baseado nesses resultados.

Os dados coletados podem nortear novas estatísticas e melhorar a gestão, tudo isso com o auxílio de uma boa plataforma capaz de interagir e mensurar métricas de cada usuário.

Monte um dashboard assertivo sobre as questões mais importantes para a instituição.

Automatize seus canais de comunicação

A automação educacional facilita a interação com seus alunos enquanto coleta informações importantes, resolve problemas pontuais da instituição e personaliza o contato com ferramentas inteligentes.

Transforme os processos operacionais com tecnologia e digitalize diversos setores da organização, trazendo praticidade e impactando positivamente os alunos.

Você viu que há várias soluções possíveis voltadas para diferentes demandas, agora entenda também como o uso da inteligência artificial na educação pode ser aplicado com chatbot.

Leia este artigo completo sobre o tema e revolucione o modo de fazer contato com seus alunos por meio da automação educacional!

Conteúdos relacionados

Copyright © 2022 Weni. All rights reserved.