Passo a passo para criar um plano de comunicação eficaz

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O plano de comunicação é um documento que vale ouro para determinar ações assertivas para o seu negócio.

Ter resultados positivos é apresentar os produtos ou serviços de forma organizada, comunicando as novidades com estratégias já elaboradas para o mercado competitivo atual.

Imagine fazer um lançamento para o seu público sem orientações de como agir para alcançar os objetivos da empresa? Seria um caos, não é mesmo?

Por isso, ter um plano é fundamental para embasar as decisões a partir de um planejamento eficaz e para alcançar o sucesso com resultados mensuráveis diante do mercado.

Descubra mais sobre a importância de ter um plano de comunicação sólido, com um passo a passo direto rumo ao crescimento do seu negócio. Oriente e trabalhe as estratégias até a tomada de ações planejadas, fundamentais para fazer a diferença e se manter competitivo.

O que é um plano de comunicação?

Um bom planejamento do plano de comunicação é importante, seja para pequenas marcas ou grandes conglomerados internacionais.

Isso porque ele é um roteiro estratégico de como a empresa vai se comunicar de tempos em tempos com o seu público.

Nele, ficam claros os objetivos de comunicação, quais as ações a serem tomadas e o que foi modificado ao longo da história da marca.

Ou seja, o plano guia a implementação de um conjunto de decisões no momento. Seja para conquistar o conhecimento do público, promover e melhorar o relacionamento com a sua audiência ou posicionar-se no mercado da maneira desejada.

Como você pode perceber, qualquer movimento de comunicação da marca deve introduzir esse documento estratégico na organização da empresa, atualizando-o sempre que necessário, de acordo com os interesses e objetivos do negócio.

Quais os benefícios de ter um plano de comunicação?

Ter uma estratégia definida ajuda a chegar a resultados positivos.

Assim, além das metas traçadas, o negócio que organizou um plano objetivo está focado em ter uma comunicação eficiente e pronto para identificar as oportunidades em seu mercado.

Cada setor também saberá os pontos a cumprir e em que medida as suas tarefas influenciam na integração com todo o restante da empresa. 

Logo, o plano é um conjunto que facilita a comunicabilidade interna e reflete positivamente na melhora do relacionamento com o seu público, transmitindo a mensagem correta a todos.

Ou seja, ter um planejamento assegura as melhores ações, sejam para fornecedores, clientes ou parceiros. 

Além de aumentar o desempenho e a produtividade analisando as estratégias rumo à ótima comunicação e ao destaque da marca com o plano em curso.

Dessa forma, as vantagens de montar este plano para a empresa são diversas, desde elevar a notoriedade da marca no mercado até criar um posicionamento campeão.

  • Construa esse documento de maneira bem estruturada e veja como fica mais fácil alcançar credibilidade e reconhecimento.
  • Identifique como a organização é vista com as respostas do consumidor a esse planejamento. 

Quanto mais planejada for a sua estratégia de comunicação, mais a empresa conseguirá analisar se está no caminho certo definindo as novas estratégias. 

Portanto, comece o seu plano agora mesmo!

Passo a passo para criar um plano de comunicação eficaz

Imagem: Pixabay

Diante de um mundo hiperconectado com informações transmitidas com grande volatilidade, elaborar um plano de comunicação se faz urgente.

Ter um passo a passo é ainda mais fundamental para facilitar a tarefa e construir um documento realmente eficaz.

Por isso, separamos esses 9 passos para que a sua empresa alcance os resultados desejados com as nossas dicas.

Afinal, entender os objetivos e definir ações só será possível diante de uma organização e planejamento muito bem feitos. 

Veja como montá-lo e fazê-lo na sua melhor versão, tendo previsibilidade do que se pretende com esse documento e chegando às estratégias mais sadias ao longo do tempo. 

Construa um plano estruturado, aumente a credibilidade da empresa com um posicionamento desenhado, faça mensurações, testes e busque sempre melhorias seguindo o passo a passo abaixo:

1 – Analise o cenário atual da sua empresa

Entenda a situação de seu mercado e como é feita a comunicação na empresa.

Assim, olhando para o cenário atual, há como estabelecer um ponto de partida, seguir o que já funciona e melhorar o que for necessário no caminho.

Também analise as situações externas econômicas e políticas, além de sua organização.

Ou seja, todos os aspectos que podem afetar a sua empresa devem ser avaliados. 

Ainda mais, observe ao redor para identificar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, fazendo uma análise SWOT bem elaborada.

Dessa forma, é possível entender qual o nível em que a empresa está, consultar sua competitividade através de dados do próprio mercado e focar na marca enfrentando todos os pontos importantes.

Ou seja, se conecte com a realidade do negócio definindo estratégias a partir deste estudo. 

Depois, conte com metas estabelecidas, o segundo passo.

2 – Defina objetivos SMART com base na sua análise

Conheça o seu cenário atual com as informações coletadas e, consequentemente, determine objetivos e metas a serem seguidos.

Os objetivos SMART ajudam a pensar no sentido micro e macro da comunicação:

  • S – specific (específicos);
  • M – measurable (mensuráveis);
  • A – achievable (atingíveis);
  • R – relevant (relevantes);
  • T – time-bound (temporizáveis).

Esses critérios são um grande auxílio para alcançar os resultados desejados, porque garantem o monitoramento de boa parte das ações definidas.

Portanto, use a metodologia das metas SMART, um dos pontos mais importantes para atingir seus objetivos e considerar no planejamento do plano de comunicação empresarial. 

Essa estratégia é eficaz e organiza a definição do que precisa ser cumprido idealmente. 

Assim, descubra como aplicar a SMART na realidade do seu negócio e veja na prática como funciona esse tipo de estruturação com propósitos e metas baseadas no estudo do mercado.

3 – Faça um estudo sobre seu público-alvo

Outra questão a ser definida é o seu público-alvo, um recorte da população para onde as mensagens devem ser segmentadas.

Dessa forma, liste com detalhes todos os públicos que são os perfis frequentes da sua empresa no plano de comunicação.

Ou seja, antes de qualquer movimento, elabore o documento sabendo quem deseja atingir e procure conhecer bem os seus clientes.

Entenda além de seus dados, descobrindo quais são seus valores, do que precisam, quais são as dores e a forma mais eficiente de chegar nesse público-alvo, resolvendo as suas questões com o produto/serviço.

Assim, fica muito mais fácil compreender como ajudar, ter uma visão estratégica e orientada até para a fidelização. Evolua esse plano traçando de modo específico como a sua audiência se comporta e sabendo que interesses possui a fundo. 

4 – Determine quais canais serão utilizados

Os canais de mídia propícios dependem do tipo de mensagem e de quais ferramentas são mais usadas por seu público.

Portanto, analise a situação, metas estipuladas e recursos financeiros disponíveis. 

As empresas que utilizam canais integrados a uma plataforma com chatbot inteligente reduzem custos operacionais e dinamizam conversas com o público, pois enviam mensagens automatizadas através de uma solução robusta de comunicação.

Por exemplo, uma estratégia omnichannel usa diversos canais, como WhatsApp, Telegram, redes sociais e outros que combinem com a estratégia e as ações a serem tomadas pela empresa, definidas no plano.

Fique à frente da concorrência e pense em soluções assertivas para se comunicar, além de escolher os canais corretos e estar presente onde o seu público está conectado o tempo todo.

A aproximação direta com o consumidor também é muito importante, por isso essa definição é crucial para alcançar resultados positivos.

5 – Planeje o orçamento necessário

Defina o orçamento necessário para ter recursos e bancar a sua estratégia

Afinal, as ações de comunicação variam, desde web até anúncios em TV e rádio. Portanto, distribua a verba de forma sábia e planejada.

Estude o ROI de cada uso dos canais e vá até onde os recursos da empresa conseguem alcançar diante do plano de comunicação feito.

Construir a parte financeira para o período total de ações desse roteiro é a garantia de implementá-las para a equipe de marketing. 

Assim, saber onde aplicá-las também é trazer segurança à produção do conteúdo, futuras campanhas e demais promoções rumo aos objetivos programados.

Ou seja, neste item 5, seja claro e destine alguma flexibilidade para imprevistos. Isso porque os eventos repentinos sempre podem acontecer no percurso e em meio a todas as execuções do plano.

6 – Estabeleça e prepare a equipe responsável

Organize quais equipes e quais rotinas serão afetadas durante o esboço desse roteiro tão importante.

Alguns membros da equipe vão precisar atuar com maior frequência, então esses estarão focados em se comunicar constantemente. 

Enquanto outros não serão peças-chave a todo momento, só pontualmente para realizar atualizações no processo ou apenas finalizar determinada ação.

Por isso, deixe registrado no documento e prepare os que serão mais contatados, a equipe responsável pelo nível de detalhamento e resultados que o projeto exige.

Esse ponto garante o foco dos funcionários aptos, o direcionamento especializado e o impacto geral com um nível alto de responsabilidade de todos os envolvidos. 

Dessa forma, a boa comunicação é fundamental e começa de dentro da empresa, no início desse planejamento com a equipe engajada até o final. 

A orientação e o acompanhamento precisam ser coerentes ao planejamento dos trabalhos.

7 – Construa um cronograma de ações

Estabeleça também um cronograma para o plano. 

A intenção é prever e garantir que as ações sejam colocadas em prática. 

Por isso, esse documento mostra o cenário ideal, com os objetivos a serem alcançados, as etapas planejadas e o agendamento encadeado de cada passo.

O plano é realmente complexo, mas visto de item a item, reforça a sua importância.

Assim, é possível otimizar os recursos disponíveis e corrigir algum contratempo com o cronograma estabelecido.

Sem o plano de comunicação, seria muito mais demorado identificar o que deu errado em alguma ação e em que momento o direcionamento rumo aos objetivos se perdeu.

Portanto, consolide o cronograma definindo datas e prazos para as ações. Deixe toda a equipe mais atenta e nem um pouco perdida, estabelecendo um período de tempo para colocá-las em prática.

8 – Mensure os resultados de forma consistente

Avaliar os resultados para adaptar o que for necessário e melhorar o plano é extremamente relevante.

Logo, monitore e mensure todas as ações ao longo do processo, não só ao final. A avaliação frequente detecta se o roteiro está funcionando e se algo precisa ser alterado.

Inclusive, caso alguma ação não tenha o desempenho esperado, descarte-a sem medo para obter bons resultados.

Assim, a adaptação é importante para melhorar com regularidade o processo e atender aos objetivos do plano.

Tenha métricas de comunicação da marca precisas e compare os resultados de tempos em tempos. 

Essa é a fórmula para o sucesso na execução de todo o planejamento, estar atento e engajado ao que acontece rumo ao cumprimento dos objetivos. Se for preciso alterar algo, altere.

Foque sempre na estratégia a ser alcançada.

9 – Faça testes e melhorias sempre

Os testes são a realização técnica antes de lançar o plano. 

Ou seja, verifique a eficácia no momento anterior à chegada ao grande público, testando com grupos menores, mas sendo uma parcela significativa.

Desse modo, os consumidores adiantam os resultados de como a estratégia será interpretada depois, em grande escala.

Logo, os testes preliminares são ótimas oportunidades de fazer os ajustes finais e evitar mal-entendidos em uma projeção maior.

Conclusão

Uma boa comunicação só é possível conhecendo o seu plano de comunicação.

Por isso, desenvolvê-lo é planejar um roteiro eficaz para aplicar na empresa e orientar o diálogo correto com o seu público.

Não deixe de estruturar um plano na sua organização, já que ele é tão importante para facilitar a comunicabilidade com consistência.

Afinal, ter bons resultados depende desse documento bem elaborado e feito de forma estratégica. Melhore o desempenho e evolua a sua marca.

Envie a mensagem certa, com coerência e alcance os objetivos da empresa.

Consequentemente, se destaque e conquiste o sucesso da organização.
Caso queira conhecer também soluções que otimizam a comunicação como um plano de comunicação estruturado nesses 9 passos, leia este artigo sobre a Weni Plataforma.

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